Bij International House of Safety zeggen we graag: “Planning is belangrijker dan het plan”. Maar dit lijkt in eerste instantie misschien een beetje tegenstrijdig, dus laten we onze redenen bespreken.
Vaak schrijven we plannen die vervolgens “op een plank worden gelegd” en worden vergeten. Dat is totdat een tropische storm zich ontwikkelt en in kracht begint te groeien. Dan zien we een waanzinnige haast om het plan te vinden. Hebben we het op de werkcomputer opgeslagen? Welke bestandsmap…?
Natuurlijk heeft het plan zelf intrinsieke waarde. Het plan is een “papieren spoor” van de beoogde activiteiten en doelen van de groep, die zich met het proces bezig houdt.
In die zin is het planningsproces een soort onderhandeling en een resulterend plan is een vorm van sociaal contract… “Ik ga ermee akkoord dit te doen als u ermee instemt dat te doen.”
Deze waarde geldt als het juiste personeel het plan ook doorneemt en bekend is met de taken. Vaak kan het echter gemakkelijk over het hoofd worden gezien wanneer andere taken zich voordoen en onze aandacht opeisen.
De WARE waarde van planning komt van deelname aan het proces zelf.
Het planningsproces stelt ons in staat om groepen organisaties bij elkaar te roepen, die misschien nooit eens hebben geweten dat de andere bestaat. Als we onze ketenpartners niet kennen, weten we ook niet met wie we contact moeten opnemen in bepaalde noodsituaties. Zelfs als organisaties elkaar kennen, zien we vaak een gebrek aan netwerken tussen die groepen. Weinigen overwegen deze verbindingen voordat ze nodig zijn.
Het plan is misschien het ‘eindresultaat’ van het planningsproces, maar het proces van plannen in een groep vestigt onze aandacht op ideeën en concepten die anders misschien niet zijn aangepakt.
Dit proces informeert en begeleidt ketenpartners om hun eigen behoeften in rampsituaties te leren kennen. Beschouw dit vanuit het perspectief van onze scholing. Planning is als “ons huiswerk doen” in die zin dat het de “juiste manier om dingen te doen” versterkt. En zoals we weten, “oefening baart kunst” in alle dingen.
Alleen omdat we een geschreven plan hebben, betekent niet dat we de concepten en redenen begrijpen waarom die doelen en activiteiten in dat plan staan. En zelfs de eenvoudigste taken kunnen over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd wanneer een plan is geschreven maar niet wordt besproken of onderhandeld door de stakeholders.
Toen men bijvoorbeeld plannen maakten met gemeenschappen met een hoog risico op orkaanrampen, probeerde men maaltijden te regelen voor personen die naar opvangcentra waren verdreven. Men was in staat om voedsel voor kinderen en volwassenen aan te pakken, maar één probleem bracht het proces tot stilstand. Het probleem was dat niemand aan de babyvoeding kon komen. (De meest kwetsbare groep van allemaal!).
Deze onoplettendheid was natuurlijk niet opzettelijk. In plaats daarvan geloofde iedereen gewoon dat ‘iemand anders daaraan heeft gedacht’. Het planningsproces stelt ons dus in staat om deze hiaten te identificeren zoals ze bestaan. Dit toont ook de noodzaak aan om “de juiste mensen in de kamer te hebben” bij het plannen. Het belangrijkste is dat het ons in staat stelt om op datzelfde moment “de kloof te dichten”.
Simpel gezegd, de beste plannen worden geschreven door de ‘mensen die het werk daadwerkelijk doen’.
Zonder het planningsproces is een plan gewoon niet genoeg. In een recente projecten ontdekten we dat actieve betrokkenheid bij planning over het algemeen vertrouwen en tevredenheid bij ketenpartners opbouwt. Het stelt gemeenschappen in staat zich betrokken te voelen en vertrouwen te hebben in hun paraatheid.
Misschien is dat wel het belangrijkste plan van allemaal.
Bill van Oudheusden – In memorian –
